Процесс оценки соответствия держится на трех ключевых фигурах: заявителе, органе по сертификации (ОС) и эксперте-консультанте. У каждого из них — своя роль, однако роли периодически могут меняться. Так, в последние год-два на фоне массового закрытия органов по сертификации и испытательных лабораторий часто бывшие сотрудники органов переходят на сторону заказчика — в компании-заявители.
И здесь начинается самое интересное. Часто такому специалисту, сменившему внешнюю форму с проверяющего на клиента, психологически сложно перестроиться. Он продолжает мыслить категориями органа по сертификации, пытаясь управлять процессом: определяет схемы, набор ГОСТов, комплект документов для подписания, сроки. Решение этих вопросов далеко выходит за рамки его новой зоны ответственности и может приводить к рабочим спорам с партнерами. Предлагаем взглянуть на ситуацию изнутри и найти успешную формулу процесса сертификации, при которой выиграют все.
Кто такой заявитель и почему он ключевая фигура?
Инициатором процесса всегда выступает заявитель — юридическое лицо или ИП (производитель, импортер, представитель иностранного бренда), который инициирует процесс и несет полную юридическую ответственность за безопасность продукции на рынке ЕАЭС. Именно он подает заявку на сертификацию или декларирование продукции. Цель сотрудника компании-заявителя — минимизировать риски компании при выводе продукции на рынок, не допустить штрафов и изъятия товара.
Заявитель заключает договор с органом по сертификации и оплачивает все работы и пошлины. В первую очередь он ответственен за предоставление достоверной информации о назначении продукции, составе, маркировке, области применения, а также технической документации.
Если требуются образцы для испытаний, заявитель организует их отбор и предоставление. Когда речь идет о декларировании, заявитель оформляет и подписывает декларацию о соответствии продукции. В ведении заявителя — и нанесение маркировки соответствия (например, ЕАС). Уже после окончания процедуры он хранит и обязан предоставить по запросу копии документов (сертификатов, протоколов, ГД), а при необходимости — помогает организовать производственный контроль.
На всех указанных этапах опыт и знания бывшего сотрудника ОС, который теперь работает в штате заявителя, очень ценны. Однако, во-первых, эти знания могут устаревать из-за постоянных изменений в законодательстве, во-вторых, опыт ограничен рамками деятельности одного, причем далеко не самого успешного, органа. В данной ситуации важно привлекать независимых экспертов, которые владеют современными, быстрыми и экономически выгодными решениями, существующими на рынке, и могут проводить комплексную оценку рисков для бизнеса.
Почему орган по сертификации не может быть помощником?
Орган по сертификации — это юридическое лицо, аккредитованное для выполнения работ в конкретных областях. Он является независимым арбитром, официальным проверяющим. Его миссия — объективная оценка соответствия продукции и защита потребительского рынка от небезопасных продуктов.
Именно орган по сертификации оценивает представленные документы и определяет схему сертификации. В его зоне ответственности находится формирование, а затем и подписание договора с заявителем. Он (а не заявитель) передает продукцию в испытательную лабораторию (если эти испытания предусмотрены). Затем анализирует результаты испытаний и выносит решение о соответствии с последующим оформлением и регистрацией сертификата в реестре. Если инспекционный контроль предусмотрен схемой, то проводит его орган по сертификации. Досье по сертификации установленное время хранится у него. И еще один важный момент — орган по сертификации информирует Росаккредитацию о нарушениях.
Таким образом, орган по сертификации несет ответственность за объективность, беспристрастность, соблюдение требований законодательства и схем сертификации. Отклонения грозят ему отзывом аккредитации, поэтому он не может и не должен быть помощником заявителя.
Почему эксперт-консультант — идеальный кандидат на роль штурмана?
Эксперт-консультант выступает посредником между заявителем и органом по сертификации. Он не является участником сертификационного процесса в правовом смысле, но выполняет критически важную роль в его организации. В чем же она заключается?
Консультант помогает клиентам (производителям, импортерам) пройти сертификацию с минимальными затратами времени и ресурсов. Он берет на себя до 90 % административной и технической работы.
Что делает высококлассный эксперт-консультант (то, что не может сделать штатный специалист компании, мыслящий категориями органа по сертификации)? Определяет все применимые ТР ТС/ЕАЭС, ГОСТы, другие нормативные документы и вырабатывает оптимальный путь сертификации/декларирования, учитывая не только «как проще», но и «как безопаснее с точки зрения будущих проверок». Готовит полный пакет документов для подачи в орган по сертификации: техдокументацию, описание, обоснование безопасности так, чтобы у органа не возникло лишних вопросов, а у клиента — необходимости доработок. Фактически он представляет интересы клиента в органах по сертификации. Хороший консультант отслеживает сроки действия сертификатов/деклараций и организует их продление или обновление. Все взаимодействие с лабораториями и ОС, в том числе передача информации, контроль сроков, — тоже на нем. Эксперт-консультант знает подводные камни десятков органов по сертификации и испытательных лабораторий, а не одного-двух, как бывший сотрудник органа, и может подобрать оптимальную пару «ОС + ИЛ» под конкретный продукт и задачу. На протяжении оформления документа он разъясняет каждый этап процедуры, а после ее проведения информирует об изменениях законодательства и т. д.
Зоны ответственности и взаимодействие: есть ли дубли и пересечения?
Наглядно зоны ответственности и взаимодействие представлены в таблице. Как видно, зоны ответственности трех основных действующих лиц процесса сертификации нигде не пересекаются и не дублируются.
| Этап | Заявитель | Консультант | Орган по сертификации |
|---|---|---|---|
| Подготовка | Предоставляет данные и документы | Анализирует, систематизирует, уточняет, готовит полный пакет документов | — |
| Подача заявки | Подписывает заявку | Передаёт подготовленный пакет в ОС, ведет переговоры | Принимает, регистрирует, определяет схему |
| Испытания | Предоставляет образцы | Контролирует логистику, сроки, корректность испытаний | Назначает ИЛ, получает протокол |
| Оформление | Подписывает декларацию / принимает сертификат | Проверяет проект документа | Принимает решение, регистрирует, определяет схему, подписывает |
| Постконтроль | Выполняет обязательства по маркировке и хранению | Напоминает о продлении / инспекционном контроле | Проводит инспекционный контроль (при необходимости) |
- тандем «штатный специалист заявителя + эксперт-консультант». Специалист компании знает продукт как свои пять пальцев. Консультант знает все нюансы законодательства и имеет обширную базу данных надежных органов по сертификации и испытательных лабораторий. Вместе они способны быстро и без ошибок подготовить документацию;
- тандем «эксперт-консультант + орган по сертификации». Профессиональный консультант, который заранее готовит документы без ошибок, — это подарок для органа по сертификации. Предварительная проработка ускоряет процедуру, снижает трудозатраты органа и минимизирует риски для всех участников. Орган по сертификации, в свою очередь, может давать консультантам обратную связь о типичных ошибках, а они могут обучать клиентов правильной подготовке.
Партнерство как единственно верная стратегия
Мы детально разобрали, кто за что отвечает, и пришли к выводу, что эффективное сотрудничество — единственно верный путь. Но как добиться этой синергии на практике? Чтобы ответить на этот вопрос, предлагаем отойти от определений и воспользоваться наглядной и точной метафорой, которая прояснит суть идеального взаимодействия. Процесс сертификации можно сравнить с проводкой корабля в сложных водах, а работу трех основных участников — со слаженной работой капитана, штурмана и лоцмана, где капитан корабля — заявитель, орган по сертификации — ломцман, а эксперт-консультант — штурман.
Заявитель — это капитан. Он владелец корабля (бизнеса) и груза (продукции). Он ставит цель и несет полную ответственность за результат. Его ключевая задача — не лазить в навигационные карты, а принять верное стратегическое решение, основанное на мнении экспертов.
Эксперт-консультант — это штурман. Он прокладывает оптимальный и безопасный маршрут (схему сертификации) по картам (законодательству), учитывая подводные камни (риски). Он не отдает приказы, но его компетенция — основа для решений капитана.
Орган по сертификации — это лоцман. Его приглашают на борт на самом сложном участке пути (выход на рынок). Он беспристрастно проводит корабль по строго очерченному фарватеру (правилам), неся ответственность перед портовыми властями (Росаккредитацией).
Делаем вывод: пытаться сэкономить, возложив на бывшего лоцмана (сотрудника ОС) роль штурмана, — все равно что пытаться провести корабль через незнакомое море, зная лишь вход в один порт. Также лучше не пытаться заменить штурмана капитаном, а капитана — лоцманом. Эффективное плавание зависит от четкого разделения ролей: капитан командует и отвечает, штурман прокладывает путь, лоцман гарантирует легальность входа в правовое поле. Попытка совместить роли ведет к навигационной ошибке, стоимость которой — репутация и деньги компании. Доверие профессионалам в зоне их экспертизы — единственно верная стратегия для тех, кому важна безопасность бизнеса и безупречность репутации.
Агентство РСТ сопровождает бизнес в сфере сертификации с 2004 года. Нам вы можете доверить решение сложных комплексных задач. Связаться с нашими экспертами можно по телефону, написав на почту: rct@rctest.ru либо заполнив форму на сайте.
